Comprendre le calcul
L'écran Point
Caisse « depuis le début à maintenant »
La caisse ouverte. Vous pouvez récupérer une partie de l'argent auprès d'un serveur à tout moment (bouton Récupérer) : c'est une récupération partielle, qui ne crée jamais de dette.
Fermer la caisse et récupérer les sous
En fin de service, le bouton rouge ferme la caisse (d'un gérant ou de toutes) : une nouvelle caisse s'ouvre. Sur la caisse fermée, vous faites le point total avec chacun.
La fermeture automatique des caisses (optionnelle) Admin
Plus besoin d'y penser chaque soir : vous pouvez demander à Zahan de fermer les caisses tout seul, chaque jour à l'heure de votre choix (heure du Bénin, par exemple 07:00 après la nuit de service). Elle est désactivée par défaut.
L'activer
- Back-office → Point, carte Fermeture automatique : activez l'interrupteur et choisissez l'heure.
- Ou sur l'application : Menu ☰ → Point (gérants et serveurs) → Fermeture automatique, puis « Changer l'heure ».
Comment elle fonctionne
- À l'heure prévue, la caisse ouverte de chaque gérant est fermée exactement comme avec le bouton « Fermer la caisse » ; une nouvelle caisse s'ouvre.
- La caisse fermée s'arrête à l'heure prévue, même si la fermeture est traitée quelques instants plus tard.
- C'est un filet de sécurité : si la caisse a déjà été fermée à la main depuis la veille, rien ne se passe. Jamais plus d'une fermeture automatique par jour.
- Un gérant sans aucune activité depuis sa dernière fermeture est ignoré : pas de caisses vides chaque matin.
- Pas de fermeture rétroactive : elle commence à la première heure prévue après son activation.
- Le gérant voit sur son écran Point « Votre caisse se ferme automatiquement chaque jour à … », et la caisse fermée porte la mention « Fermée automatiquement ».
Faire le point total avec un serveur
- Sur la caisse fermée, touchez le serveur : Zahan affiche ce qu'il doit remettre.
- Comptez l'argent et saisissez le montant réellement remis.
- Scannez le badge QR du serveur pour confirmer la remise.
- S'il manque de l'argent, une dette est créée automatiquement à son nom.
Le patron fait de même avec chaque gérant : le gérant remet ses propres commandes, l'argent récupéré auprès des serveurs (espèces et Mobile Money) et les dettes réglées ; un manque crée une dette du gérant.
L'historique des caisses Gérant Admin
Chaque caisse — l'ouverte, puis toutes les caisses fermées — avec son bilan : ventes validées, ce qui a été reçu des serveurs (récupérations et points totaux), les dettes créées et encaissées, ce qui a été remis au patron, et la mention « Fermée automatiquement » le cas échéant.
- Le gérant : Menu ☰ → Mes caisses (les siennes).
- Le patron : Menu ☰ → Caisses des gérants, puis le gérant à afficher.
- Touchez une caisse pour voir les serveurs servis et leur point, les ventes par catégorie, les récupérations et les dettes encaissées pendant cette caisse.
Sur le web, Historique caisse a trois onglets : Caisses des gérants (les mêmes caisses, avec leur état PDF), Points des employés et Mes points avec les gérants (attendu, remis, écart).
L'état de caisse en PDF Gérant Admin
Pour chaque caisse, Zahan produit un état complet en PDF, à garder, imprimer ou envoyer sur WhatsApp. Il reprend tout ce qui s'est passé pendant la caisse :
- la synthèse (ventes, Mobile Money, décommandes, remis…) ;
- des graphiques : activité, produits les plus vendus, catégories, ventes par serveuse ;
- pour chaque serveuse : ses commandes avec les articles, ses décommandes, son Mobile Money, ses récupérations et son point total ;
- les produits vendus, les dettes encaissées et ce qui a été remis au patron ;
- le stock : livraisons, pertes, inventaires, stock de début et de fin ;
- un journal chronologique de la caisse ;
- le bénéfice, uniquement dans l'état du patron.
Où l'obtenir
- Gérant, sur l'app : Menu ☰ → Point, touchez la caisse, puis l'icône PDF en haut à droite (« État provisoire » ou « État définitif ») ; ou depuis Mes caisses → une caisse → État de la caisse (PDF).
- Patron, sur le web : Historique caisse → onglet Caisses des gérants → choisissez le gérant → État provisoire (PDF) ou Télécharger l'état (PDF).
- Dans l'aperçu de l'app : Partager (WhatsApp, e-mail…) ou Imprimer / PDF.
Les dettes
- Chaque dette garde sa caisse d'origine : la date du point total qui l'a créée et qui l'a fait.
- Le gérant (et le patron) voit les dettes à récupérer, filtrables par serveur, avec le total « Reste dû ».
- Quand le serveur rembourse, touchez sa dette → Récupérer (tout ou une partie), saisissez le montant reçu puis scannez son badge QR. Un paiement partiel est possible : le reste continue d'être suivi.
- Chaque paiement est tracé : quand, combien et reçu par qui. Sur le Point du patron, les dettes encaissées par chaque gérant sont comptées dans ce qu'il doit remettre.
- Le serveur voit ses dettes et les paiements déjà faits (Menu ☰ → Mes dettes).
- Sur le web : « Historique des dettes », par période, statut et débiteur ; le tableau de bord affiche aussi le « Point des dettes ».
